Etre freelance, c’est être une entreprise à soi tout seul. Ce qui implique vous devez à la fois être le prestataire pour vos clients et le comptable, le communiquant, le dirigeant, le responsable administratif de votre propre entreprise.
Toutes ces tâches cumulées, vous amènent à un nombre d’heures pouvant être faramineux. Votre solution pour parvenir à réussir vos missions : utiliser les bons outils.
Trouver le bon outil passe déjà par un travail de recherche. Chaque outil doit pouvoir vous correspondre et correspondre à l’ensemble des autres outils que vous utilisez.
L’objectif : augmenter votre productivité, vous économiser de l’énergie et engranger plus de chiffre d’affaires.
Découvrez les meilleurs outils pour gérer au mieux votre activité de freelance !
Les outils pour gérer la comptabilité de son entreprise
Réussir sa mission de travailleur indépendant commence par assurer la pérennité de sa comptabilité.
Beaucoup de freelances ne sont pas experts de la comptabilité et de la gestion financière.
Tous les éléments liés à la comptabilité de son entreprise : faire des devis, facturer, réceptionner les paiements, relancer les impayés,
Pour vous permettre de gagner du temps sur ces sujets financiers, il est nécessaire de s’appuyer sur des partenaires fiables.
En tant que professionnel, il est important de disposer d’un compte bancaire lié à son activité.
Les banques traditionnelles, souvent chères, sont de moins en moins plébiscités au détriment des banques en ligne.
Ces dernières permettent de créer un compte pro rapidement et facilement.
Parmi ces partenaires bancaires, on peut citer plusieurs noms de plus en plus connus comme Qonto, Shine, Revolut, etc.
Au-delà de trouver où va transiter ses flux financiers, il est important de savoir comment le gérer.
Ainsi, optimiser sa comptabilité passe également par la mise en place et l’utilisation quotidienne de tableaux de gestion efficaces. Afin de bien suivre votre trésorerie notamment, rien de mieux qu’un tableau de gestion, vous permettant d’anticiper et planifier les mouvements de fonds afin d’avoir plus de bonnes surprises que de mauvaises.
Les outils pour améliorer sa prospection
La prospection est une activité commerciale essentielle à toute entreprise si celle-ci souhaite acquérir de nouveaux clients. Comme toute entreprise, vous devez mettre en place de la prospection afin de toucher un nouveau.
Si vous lancez en tant que freelance, il est d’autant plus important que vous puissiez réaliser des actions commerciales efficaces.
Pour cela, il est important de pouvoir mettre en place rapidement des actions obtenant des résultats.
Du scraping (l’extraction de base de données) aux actions de contact, vous devez mesurer ce que vous pouvez réaliser vous-même et ce qu’il vaut mieux externaliser. Il convient également d’identifier votre budget pour avoir une appréciation complète de votre besoin.
Linkedin, la plateforme BtoB par excellence
Le premier outil qui vous permettra de trouver des clients est LinkedIn. Le réseau social destiné aux professionnels est une véritable base de données à ciel ouvert. L’utiliser à bon escient vous permettra de maximiser vos résultats de prospection.
De la recherche au cold messaging, LinkedIn représente un terrain de jeu intéressant pour de nombreux professionnels.
Au-delà de l’aspect purement commercial, LinkedIn peut également vous servir de vitrine à votre travail grâce à une création de contenus travaillée.
Afin de maximiser l’efficacité de vos actions vous pouvez également vous appuyer sur des outils spécifiques à LinkedIn comme
- Waalaxy – Pour simplifier votre recherche et votre prospection
- PerfectPost – Pour améliorer votre rédaction et faciliter votre création de contenus
L’emailing, le meilleur outil de prospection
LinkedIn n’est pas l’unique moyen de prospection pour contacter vos prospects.
Le mail reste encore à l’heure actuelle, l’un des outils de prospection avec les meilleurs taux de retour.
Avant de pouvoir adresser un mail à l’ensemble des sociétés susceptibles de travailler avec vous, il convient de connaître les personnes à contacter et leur adresse mail.
Pour cela, il existe plusieurs moyens d’enrichir votre base de données de prospection. Les plus connus sont :
- L’achat d’accès à des bases de données stockant les mails de nombreux prospects.
Le principal avantage de cette technique est un accès rapide à un nombre conséquents de contacts.
Le principal désavantage réside dans le fait que souvent, ces bases de données ne sont pas à jour et vos envois risquent de ne pas toucher autant d’individus que vous pouviez l’imaginer.
De plus, cette méthode ne coïncide pas avec les RGPD (Règlementations Générales de la Protection des Données) - Vous pouvez également enrichir votre base de données grâce à l’utilisation de la sémantique. Par exemple, le prospect que vous cherchez à toucher travaille chez Jane Hope. Et s’appelle John Doe. Vous pouvez rapidement conclure que son adresse email peut être : john.doe@jane-hope.com
Vous pouvez vous appuyer sur diverses solutions qui utilisent des algorithmes pour anticiper les différentes combinaisons d’adresses possibles.
A la suite de votre enrichissement, c’est à votre plume de jouer !
Rédiger des cold emails est un tout un art que vous devez travailler si vous souhaitez obtenir des résultats via cette méthode de prospection.
Si vous souhaitez aller encore plus loin, certains outils permettent d’automatiser l’envoi de mails et de créer des séquences reliées avec vos autres actions marketing.
Les plus connus sont :
Les outils pour prendre des notes et les organiser
Vous fourmillez d’idées ! En tout cas c’est ce que l’on dit souvent de vous et c’est vrai, vous n’êtes jamais le dernier pour créer de nouveaux projets.
Avant de parler des outils liés à la gestion de projet, il faut pouvoir organiser ses idées et les mettre en forme pour mener à bien la suite des projets.
Pour cela, il existe bien entendu le célèbre gestionnaire de notes de votre téléphone, mais nous vous proposons de passer à la vitesse supérieure avec les outils suivants :
Notion
Formidable outil de collaboration, Notion a une multitude de fonctionnalités à sa disposition qui permettent également de faire de la gestion de projets.
En ce qui concerne la prise de notes, Notion permet d’organiser vos notes sous différentes formes : tickets, checklist, pages, etc.
De quoi ravir les plus bricoleurs !
Milanote
Vous êtes plutôt orienté visuel et conceptualisation ? Milanote est l’outil parfait pour vous.
Ce dernier fonctionne sous forme de tableaux, vous pouvez faire des liens, ajouter des to do lists, ajouter des inspirations, liés des musiques, …
Bref, il s’agit de l’outil de prise de notes idéal pour les plus créatifs.
Evernote
Parmi les outils gratuits, Evernote est un de ceux qui vous permettent d’aller loin.
Avec lui, créer des carnets de notes, organiser un tableau de bord, capturer des pages et enregistrer vos tâches n’a jamais été aussi simple !
Les outils pour planifier ses projets
Bien s’organiser c’est essentiel dans le monde du travail et étant que freelance, on ne peut compter que sur soi !
S’astreindre une organisation et une gestion de ses projets est essentielle si vous souhaitez réussir votre aventure d’indépendant.
L’idéal est d’être en mesure de centraliser, l’avancement de ses projets, le suivi de sa comptabilité, la prise de notes d’idées, la gestion de sa prospection, etc.
Pour cela il existe de nombreux outils pouvant s’utiliser comme un deuxième cerveau.
Cela vous permet de passer du temps sur ce que vous faites de mieux en tant qu’indépendant.
Les principaux outils de gestion de projets sont les suivants :
- Notion : l’espace de travail personnel et collaboratif par excellence. Sur Notion vous pouvez presque tout faire : suivre vos clients, prendre des notes, faire des to-do –list, créer des calendriers éditoriaux, etc.
Autre avantage, Notion dispose d’une interface épurée et s’appuie sur de nombreux templates vous permettant de gagner du temps dans la création de votre espace personnel. - Monday : le logiciel de gestion de projets idéal. Utilisé dans de grandes sociétés, Monday est un logiciel orienté projets. Vous pouvez créer toutes sortes de tableaux, pages et diagrammes pour vous permettre de suivre l’avancée de vos sujets.
Il est notamment très utile pour du travail d’équipe. - Trello : l’outil de gestion de projets sous forme de cartes. De la même manière que Monday, Trello permet de créer, suivre et assurer l’avancement des tâches. Son interface permet également divers affichages facilitant la lecture des informations.
Un vrai plus pour le travail d’équipe.
Les outils pour créer du contenu
Nous en avons parlé précédemment mais trouver des clients est le nerf de la guerre pour un freelance. C’est d’autant plus vrai lorsque l’on vient de lancer son activité.
En plus de prospecter, il est aujourd’hui nécessaire de rendre visible ses services pour de nombreux indépendants.
Avant de parler des plateformes pouvant être intéressantes pour votre activité d’indépendant, vous devez pouvoir être en mesure de créer du contenu.
Outre les réalisations que vous pouvez effectuer au cours de vos missions, vous pouvez créer différents types de contenus pour assurer votre communication.
Pour cela il est important de pouvoir réaliser des créations visuelles, mettant en avant vos compétences.
Voici les outils que vous pouvez utiliser pour effectuer des créations :
Suite Adobe
On ne la présente plus, la Suite Adobe est l’incontournable de la création visuelle avec des logiciels phares comme Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere Pro, etc.
C’est l’outil de référence pour les professionnels de la création visuelle et audiovisuelle.
Canva
Souvent décrié par les amoureux du graphisme, Canva est un logiciel en ligne permettant à toutes personnes d’exprimer leurs pulsions créatives. Vous pourrez vous appuyer sur de nombreux modèles créés par la communauté Canva pour vous faciliter encore plus la tâche.
Figma
Racheté en 2023 par Adobe, Figma est un logiciel de création graphique originellement destiné aux UI Designer et majoritairement répandu dans la création web. Cependant, ses aspects d’utilisation simples et puissants lui permettent d’être également utilisé pour de la création graphique au sens large.
La communauté Figma étant très active, vous pouvez également bénéficier de plugins ajoutant encore une variété de fonctionnalités intéressantes pour les créateurs de contenus.
La création de contenus passe de plus en plus via l’utilisation de vidéos. Qu’il s’agisse de motion design, d’interviews, d’animations de texte, il est capital si vous souhaitez créer du contenu de pouvoir utiliser également des leviers de créations vidéo.
Pour cela il y a évidemment la Suite Adobe qui englobe Premiere Pro qui peut se relier à d’autres outils comme Illustrator par exemple.
Si vous ne souhaitez pas mettre le prix dans cette solution, il existe une alternative : Capcut.
Bien entendu, cette alternative gratuite à Adobe ne couvre pas les champs des possibles de la solution payante mais vous avez tout de même devant vous un outil vous offrant un beau terrain de jeu.
Que cela soit pour le montage vidéo, la retouche de couleurs et l’ajout d’effets par exemple, Capcut couvre aujourd’hui de grandes fonctionnalités utiles et gratuites pour le travail de vidéos.
Ce n’est pas pour rien que l’application a été reliée directement à TikTok et que de nombreux créateurs de cette plateforme l’utilisent.
L’application est disponible si bien sur mobile que sur ordinateur (Windows et Mac).
Pour cela il existe des outils connus mais nécessaires de maîtriser :
- La Suite Meta : Si vous ne savez qui est Meta, il est temps de vous mettre à la page. En 2022, Facebook est devenu Meta et englobe maintenant plusieurs services comme Facebook, Instagram et WhatsApp pour les plus connus.
Afin d’aider les entreprises, Meta met à disposition la Business Suite, permettant aux entreprises de planifier leurs contenus, obtenir des statistiques et faire de la publicité sur ses réseaux sociaux. - LinkedIn : nous en avons parlé plus haut pour la prospection, cependant LinkedIn est également un outil de communication formidable. De nombreux créateurs de contenus se lancent encore sur la plateforme pour parler de sujets professionnels.
Il est certain qu’il y a encore de la place pour de nombreux entrepreneurs désireux de montrer leurs expertises et leurs réalisations. - Les plateformes de portfolio : certes cette catégorie d’outils ne concerne pas tous les milieux mais il reste néanmoins essentiel de rendre visible ses réalisations.
Pour cela, plusieurs plateformes permettent de mettre en ligne son portfolio : Behance, Dribbble et Pinterest pour ne citer qu’elles.
Les outils pour réaliser vos rendez-vous
Il est l’heure, vous êtes parvenu à décrocher un rendez-vous avec un prospect ! Problème, votre prospect se trouve de l’autre côté de la France. Pas d’inquiétude, vous avez la solution : la visioconférence.
Cette solution est particulièrement adéquate si vous souhaitez présenter vos services et partager diverses informations.
Pour réaliser votre appel vous pouvez utiliser divers outils gratuits ou freemium.
Encore une fois, le meilleur outil sera celui qui s’intègrera le mieux à vos besoins et autres solutions.
Google Meet
Si vous utilisez la suite Google, le mastodonte américain a évidemment une solution pour réaliser votre visio : Google Meet.
Avec ce dernier vous avez la possibilité de réaliser votre appel jusqu’à 60 minutes et jusqu’à 100 personnes. Largement suffisant pour convaincre votre interlocuteur !
Zoom
Zoom a été l’incontournable des outils de visioconférence durant la crise sanitaire du COVID-19. Il a été massivement utilisé, de par sa stabilité, sa facilité d’utilisation et son adaptation à divers secteurs d’activités.
Aujourd’hui, vous pouvez l’utiliser avec une partie gratuite (il s’agit d’une solution freemium), limitée à des réunions de 40 minutes.
Microsoft Teams
Si vous êtes utilisateur de la suite Microsoft, vous devez déjà connaître Teams. Le logiciel est disponible gratuitement à condition de disposer d’un compte Microsoft.
Cette version permet de réaliser des appels jusqu’à 60 minutes et dans une limite de 100 personnes.
L’avantage principal de Teams est qu’il est relié à l’ensemble de l’écosystème Microsoft. Ainsi si vous passez par la Suite Microsoft pour votre messagerie, calendrier et autre, tout sera automatiquement synchronisé.
Calendly
Planifier ses rendez-vous peut parfois être chronophage avec de nombreux allers-retours d’e-mails pour trouver le moment qui convient à l’ensemble des interlocuteurs.
Pour remédier à cela, vous pouvez vous appuyer sur Calendly qui permet de partager rapidement vos disponibilités via votre site internet ou par mail par exemple.
Votre prospect n’aura plus qu’à choisir le créneau qui lui correspond le mieux.
Les outils pour tracker son temps de travail (time tracking)
Lorsque que l’on est freelance, chaque minute compte. Evaluer son temps de travail permet d’être potentiellement plus productif et surtout de mieux évaluer vos délais.
En outre, ces outils permettent également de sauvegarder et justifier un temps de travail, nécessaire pour votre activité d’indépendant.
Clockify
Disponible en version gratuite et payante, Clockify bénéficie de belles fonctionnalités dans sa version disponible au grand public.
Parmi elles, le time tracking, l’attribution de tâches, de personne et la possibilité de faire du reporting.
Un outil bien complet que l’on vous recommande d’utiliser !
Toggl
Simple et efficace, Toggl fait partie des références parmi les outils de gestion de temps, en proposant une interface intuitive permettant de nombreuses fonctionnalités comme le suivi de temps passé par tâche et sur différentes plateformes (mobile, ordinateur, applications web), la génération de reportings, etc.
De plus, Toggl est facilement intégrable avec d’autres logiciels, permettant de travailler dans un écosystème.
De quoi travailler efficacement individuellement et en équipe.
Les outils pour se former
Dans le monde actuel où de nouvelles pratiques, de nouveaux logiciels arrivent régulièrement, il est essentiel de passer par la case formation pour rester en cohérence avec les besoins de vos clients.
Se former c’est également la possibilité de valoriser vos compétences et apporter une plus grande valeur ajoutée à vos clients.
Pour vous former il existe aujourd’hui divers moyens dont YouTube bien entendu qui est une immense bibliothèque de tutoriels et formations en tout genre, qui peut vous permettre de vous alimenter au quotidien dans votre montée en compétences.
Cependant, attention à veiller à vérifier la véracité des propos tenus dans les vidéos.
Pour aller plus loin, il est important de passer par des organismes de formation, qui savent travailler les contenus et les mettre en avant pour apporter des éléments vérifiés et actualisés.
Voici différentes plateformes de formation pouvant vous être utiles :
Livementor
Vous rêvez de lancer votre activité, ou vous sentez que vous avez besoin d’être accompagné dans sa gestion ? Livementor est une des références pour les créateurs d’entreprise et les indépendants.
Leurs parcours de formation s’articulent autour de différents sujets d’envergure pour vous comme : la prospection, la gestion de sa comptabilité, la gestion de son site internet, la communication, la gestion de votre temps, etc.
Livementor est aussi un média qui vous permet de retrouver de nombreux contenus gratuits à votre disposition pour vous aider dans votre parcours.
Skillshare
Skillshare n’est pas un organisme de formation mais plutôt une communauté d’apprentissage regroupant de nombreux professionnels de divers univers et secteurs en capacité de vous faire monter en compétences sur différents sujets comme : l’animation, le copywriting, le graphisme, la photographie, l’épanouissement personnel, etc.
Un outil qui peut s’avérer très pertinent pour les plus curieux d’entre vous.
Skillshare fonctionne sous forme d’abonnement, vous permettant de lisser vos frais.
Linkedin Learning
En plus d’être le réseau social professionnel par excellence, LinkedIn met également à disposition sur sa plateforme un centre d’apprentissage.
Payant, ce dernier permet d’accéder à de nombreuses formations et certifications que vous pourrez mettre en avant par la suite.
A noter, que la plupart des formations permettent une entrée en matière sur la plupart des sujets et ne permettent pas de se former à un niveau expert.
On se fait un récap’ ?
Pour conclure, les meilleurs outils que vous pourrez utiliser sont ceux qui s’adaptent le mieux à votre façon de travailler et collaborer avec vos clients.
Prendre le temps de se pencher sur la construction de ses outils, c’est en gagner pour la suite de votre aventure entrepreneuriale.
Pour réussir celle-ci, vous pouvez vous appuyer sur Jane Hope., nous vous accompagnons dans la création de votre activité et surtout dans la recherche et la réalisation de missions.
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